Digitalisierung der Buchhaltung

Warum jetzt der ideale Zeitpunkt ist, um auf E-Rechnungen und digitale Prozesse umzusteigen

Die Digitalisierung hält bereits seit Jahren Einzug in die Geschäftsprozesse vieler Unternehmen. Die Buchhaltung, ein oft sehr papierlastiger Bereich, hat in vielen Unternehmen jedoch noch Nachholbedarf. Seit 2020 wächst der Druck zur digitalen Umstellung nicht zuletzt durch neue gesetzliche Regelungen. Ab 2025 werden E-Rechnungen verpflichtend in Deutschland – Unternehmen haben also nur noch wenig Zeit, sich optimal auf die Anforderungen vorzubereiten.

Wir vom MittelstandsWerk unterstützen Unternehmen und Kanzleien bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltungsprozesse und möchten in diesem Artikel auf die Vorteile und Herausforderungen eingehen, die dieser Umstieg mit sich bringt. Außerdem erläutern wir, wie die Einführung der E-Rechnung und digitaler Belegerfassung Unternehmen wirtschaftliche Vorteile bringen kann.

Hier geht’s zum Fazit

Warum die Digitalisierung der Buchhaltung unumgänglich ist

1. Gesetzliche Vorgaben und die Einführung der E-Rechnung

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft in Deutschland ab 2025 alle Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen. Diese Regelung geht aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU hervor, die E-Rechnungen im öffentlichen Sektor vorschreibt und die Digitalisierung europaweit vorantreibt. Die elektronischen Rechnungen folgen strikten Formatanforderungen (beispielsweise dem Standard XRechnung), die sicherstellen, dass sie maschinell auslesbar und fehlerfrei verarbeitet werden können.

„Die Implementierung der E-Rechnung ist kein bürokratischer Zwang, sondern eine Chance, die Effizienz und Transparenz in der Buchhaltung maßgeblich zu verbessern.“

Torsten Barthel, Berater IT

Diese verpflichtenden Regelungen bieten den Unternehmen die Gelegenheit, ihre Buchhaltung insgesamt auf digitale Prozesse umzustellen und damit weit mehr als nur die Anforderungen zu erfüllen: Die Digitalisierung schafft effiziente, kostensparende und zukunftssichere Prozesse.

2. Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit durch digitale Buchhaltung

Neben gesetzlichen Vorgaben spielt auch die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eine Rolle. In einer zunehmend digitalen Welt ist eine analoge Buchhaltung schlichtweg nicht mehr zeitgemäß und bremst Unternehmen in ihrer Agilität und Innovationskraft aus.

Digitale Buchhaltungslösungen erlauben es, Prozesse zu standardisieren, zu vereinfachen und besser zu kontrollieren. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Prozesse setzen, sichern sich Vorteile wie schnellere Reaktionszeiten, mehr Transparenz und einen strukturierten Datenfluss, der essenziell ist, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die wirtschaftlichen Vorteile der digitalen Buchhaltung

1. Reduzierung der Bearbeitungszeiten

Ein großer Vorteil der Digitalisierung in der Buchhaltung ist die erhebliche Reduktion der Bearbeitungszeiten. Digitale Workflows automatisieren sich wiederholende Tätigkeiten wie das Scannen, Sortieren und Archivieren von Belegen. Durch den Einsatz einer digitalen Belegverwaltung können Mitarbeiter Rechnungen und andere Belege schnell und gezielt suchen und abrufen, ohne in Aktenordnern blättern zu müssen.

Wirtschaftlicher Nutzen: Kürzere Bearbeitungszeiten führen dazu, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit effizienter nutzen können. Zeitintensive Aufgaben wie die manuelle Prüfung und Erfassung von Rechnungen werden durch digitale Tools reduziert, was wiederum die Arbeitslast senkt und Einsparungen ermöglicht.

2. Einsparung von Materialkosten

Durch die Digitalisierung entfallen Ausgaben für Papier, Drucker und Toner, ebenso wie die Kosten für Aktenlagerung und Archivierung. Ein digitales Archiv kann bequem auf Servern oder in der Cloud geführt werden, wodurch physische Lagerräume und die damit verbundenen Wartungskosten entfallen.

Wirtschaftlicher Nutzen: Mit dem Wegfall von Druck- und Archivierungskosten lassen sich jährlich mehrere hundert bis tausend Euro sparen, je nach Unternehmensgröße. Diese Einsparungen stehen für Investitionen in andere, zukunftsorientierte Bereiche zur Verfügung.

3. Erhöhung der Transparenz und Reduzierung von Fehlern

Einer der größten Effizienzbremsen in der Buchhaltung sind Fehler bei der Dateneingabe und Prüfung. Digitale Buchhaltungssysteme können Fehlerquellen minimieren, indem sie Rechnungen maschinell erfassen und die Prüfung automatisieren. In vielen Fällen werden bereits bestehende Datensätze automatisch abgeglichen, was die Genauigkeit der Buchhaltung deutlich verbessert.

Wirtschaftlicher Nutzen: Fehlerkosten lassen sich durch Automatisierung erheblich reduzieren. Korrekturen und Nachfragen zwischen Abteilungen können entfallen, was den Workflow erheblich beschleunigt.

Digitalisierung in der Buchhaltung: Konkrete Schritte für Unternehmen

1. Einführung Digitale Belegverwaltung

Eine digitale Belegerfassung ermöglicht die Archivierung und Verwaltung aller Belege. Dies bildet das Rückgrat der digitalen Buchhaltung und erleichtert die zentrale und revisionssichere Speicherung aller Unterlagen.

2. Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung sollte oberste Priorität haben, da sie ab 2025 gesetzlich vorgeschrieben ist. Unternehmen sollten sich daher bereits jetzt mit den notwendigen Anforderungen vertraut machen und idealerweise auf ein E-Rechnungsportal setzen, das den Standard XRechnung erfüllt.

Herausforderungen und Hürden auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung

1. Datensicherheit und Datenschutz

Ein häufiger Stolperstein auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung ist die Angst vor Datenschutzverletzungen. Tatsächlich stellt die sichere Verarbeitung sensibler Daten eine Herausforderung dar, insbesondere bei der Speicherung in der Cloud. Unternehmen müssen darauf achten, dass sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten und auf sichere IT-Infrastrukturen setzen.

Bei Thema Datenschutz helfen wir Ihnen gerne weiter.

2. Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Eine Umstellung auf digitale Prozesse bedeutet eine Veränderung der Arbeitsweise und stößt daher nicht immer auf Begeisterung. Die Akzeptanz kann jedoch gesteigert werden, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen und Schulungen zur Handhabung der neuen Systeme anbieten.

„Die Mitarbeiterschulung ist einer der wichtigsten Schritte bei der Implementierung. Wir nehmen uns Zeit, um alle Fragen zu beantworten und Vorteile aufzuzeigen. Damit neue Prozesse erfolgreich sind, müssen sie auch aktiv gelebt werden.“

Melanie Franke, Beraterin & Projektleiterin für digitale Buchhaltung

3. Anfangsinvestitionen und Kosten für die Implementierung

Die Digitalisierung der Buchhaltung erfordert Investitionen in Software und Schulungen. Während dies zunächst eine Hürde darstellen mag, lohnt sich die Investition auf lange Sicht. Durch die optimierte Nutzung von Arbeitszeit, die Reduktion von Fehlerkosten und die Einsparungen bei Materialkosten amortisieren sich die Ausgaben oftmals bereits nach kurzer Zeit.

Fazit: Warum Unternehmen auf Digitalisierung und E-Rechnung umstellen sollten

Die Digitalisierung der Buchhaltung und die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die weit über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen. Die Einführung einer digitalen Belegerfassung, die Nutzung von E-Rechnungsportalen und die Automatisierung der Datenerfassung schaffen nicht nur transparente und effiziente Prozesse, sondern reduzieren langfristig die Kosten und Fehleranfälligkeit.

Zusammengefasst: Eine digitale Buchhaltung ist nicht nur eine Reaktion auf gesetzliche Anforderungen, sondern eine Investition in die Zukunftssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

“Die Buchhaltung ist ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg – sie schafft Transparenz, verbessert die Entscheidungsgrundlage und reduziert langfristig Kosten. Eine digitalisierte Buchhaltung ist dabei nicht nur effizienter, sondern ermöglicht es Unternehmen, flexibel und zukunftssicher zu agieren.”

Daniel Jokisch, Geschäftsführer

Für Unternehmen, die diesen Weg zur digitalen Transformation mit uns gemeinsam gehen, bieten wir eine umfassende Unterstützung – von der Planung bis zur Implementierung.

Wir beraten Sie bei der Auswahl der passenden Tools, schulen Ihre Mitarbeiter und stellen sicher, dass Ihre Buchhaltung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch maximal effizient arbeitet.

Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, Ihre Buchhaltung zukunftssicher zu gestalten – wir unterstützen Sie gerne dabei.